致 高大教職員生 大家好: Show
配合 Google Workspace 儲存空間政策調整,本校多項管制措施已陸續執行,對於縮減整體機構的集存空間也已初具成效,感謝大家的配合。 1、5月1日起,停止「共用雲端硬碟」新增功能 以上通知,感謝大家的配合 圖書資訊館 專欄發布日期:2022.01.05 本文將說明可使用Google Workspace的共用雲端硬碟(舊稱小組雲端硬碟)功能的帳號版本類型及權限管理等內容,並與我的雲端硬碟進行比較。 Google Workspace的共用雲端硬碟是什麼?Google Workspace的共用雲端硬碟,可讓使用者以團隊的名義保存、檢索,並存取文件檔案。共用雲端硬碟內的檔案,與我的雲端硬碟不同的是,檔案的所有權是團隊共同擁有而非個人。因此,若有成員從團隊離開,檔案也能夠留存在共用雲端硬碟內,讓團隊組織能夠繼續共用這些資訊,且工作得以持續進行。 共用雲端提供的功能建立專案或團隊使用的共用雲端硬碟,可以共享資訊,並便於進行協作。以下整理共用雲端硬碟的功能:
參考資料: https://support.google.com/a/answer/7212025 需要建立共用雲端硬碟的情況可以參照以下兩點,確認貴機構使用者建立共用雲端硬碟的需求
只要符合上述兩點,就可以考慮建立共用雲端硬碟。如果這些檔案內容涵蓋多項專案,請建立多個共用雲端硬碟,因為隨著專案和團隊數量增加,在單一共用雲端硬碟內尋找及管理內容也會變得更加困難。 Google Workspace中有提供共用雲端硬碟的版本
Business Starter沒有提供共用雲端硬碟的功能。若想要使用此功能,請從Business Standard、Business Standard、Business Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus的版本中進行選擇。 共用雲端硬碟的存取層級
* 新成員的預設角色。 共用雲端硬碟和我的雲端硬碟的比較我的雲端硬碟和共用雲端硬碟有什麼不同?以下透過表格整理2者之間的差異:
參考資料: https://support.google.com/a/answer/7212025 使用共用雲端硬碟的好處導入共用雲端硬碟之後,可以帶來什麼樣的效益呢?以下將彙整上述多個比較表來進行說明。 雲端硬碟存取權限的管理更加容易由於能以共用雲端硬碟為單位來進行登入及權限的設定,比起我的雲端硬碟更容易管理權限。不需要再逐一授予檔案、資料夾權限,讓作業流程更加順暢。 省去員工離職時需要權限轉移的麻煩當有員工離職時,若檔案是屬於該員工的我的雲端硬碟所擁有,在他離職前得費工夫進行檔案權限轉移。但若使用共用雲端硬碟,檔案的擁有者是隸屬於組織,即使有員工離職也不需要特地轉移檔案權限。 使用共用雲端硬碟必須注意的限制若能靈活的使用共用雲端硬碟,檔案的管理及運用將更有效率,但在這其中依然有幾項限制。以下說明在導入共用雲端硬碟時必須注意的事項: 共用雲端硬碟最多可容納40萬個項目在共用雲端硬碟,對於項目數量、成員數以及每天可以上傳的檔案數量有所限制,而可以存放的檔案數量最多為40萬個。 每天可上傳的容量上限每個使用者在我的雲端硬碟及共用雲端硬碟每天可以上傳750GB的檔案,若使用者達到750GB的上限或上傳大於750GB的單一檔案,當天就無法再上傳其他檔案,不過上傳中的檔案仍可以完成上傳。可以上傳或同步處理的個別檔案大小上限則為5TB。 檔案共用限制共用雲端硬碟中的每個檔案最多只能與100個群組直接共用。 資料夾限制共用雲端硬碟中的單一資料夾最多可建立20層巢狀資料夾。但在同一個共用雲端硬碟中建立大量資料夾,可能導致使用者難以整理及尋找內容,因此並不建議這麼做。您可以改為使用多個共用雲端硬碟分別整理內容。 成員數量限制您可以將使用者和Google網路論壇中的群組加入共用雲端硬碟。如果您將某位同時隸屬於多個群組的使用者加入共用雲端硬碟,而這些群組也都是共用雲端硬碟的成員,則系統只會將這位使用者計為一名成員。 如何避免超出限制使用共用雲端硬碟時有存在一些限制,以下將說明如何避免超出這些限制。 透過Google網路論壇管理成員大型機構應避免逐一新增個別使用者,而應改為透過Google網路論壇管理成員。 清空共用雲端硬碟的垃圾桶尚未從共用雲端硬碟垃圾桶中永久刪除的項目仍會計入共用雲端硬碟的項目數量上限。 針對特定專案使用共用雲端硬碟請讓共用雲端硬碟是用於整理專案和團隊的資料,而非僅做為一般的檔案儲存空間。 活用Google Workspace的共用雲端硬碟高效管理文件共用雲端硬碟為Google Workspace的Business Standard版本以上才有提供的功能。若能理解並活用其權限管理及限制,也能更有效率的管理文件檔案。想要了解更多關於共用雲端硬碟的功能,歡迎與Google菁英合作夥伴田中系統的專員聯繫。 心動就先從免費試用開始吧! 對Google Workspace有興趣的您可以延伸閱讀 |