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无论你的服务器安装情况或组织的规模如何,此文档都将非常有用。 适用于 IT 管理员以徽标 Microsoft Office 为 的句子引用其他 Office 产品,例如 Microsoft OneNote 和 Microsoft SharePoint Server 。 提及自动存档和Outlook数据文件 (.pst) 的句子标有文件夹和文件图标 。 如果你的组织未部署这些产品或功能,可忽略这些说明,不影响整个文档和工作流程。本文内容
良好时间管理的基本原则Outlook 是帮你管理电子邮件、日历、联系人和任务的工具。 因此,不论是在沟通还是在时间管理中,它都占据着中心位置。 为充分利用 Outlook,我们提出了一些基本原则:
即使你不使用此处介绍的所有最佳做法,只遵循其中一部分也能改进你的 Outlook 使用体验。 返回页首 设置 Outlook:布局遵循最佳做法的第一步是设置一个系统来优化你使用 Outlook 的方式。 最佳做法是:
有关如何设置建议布局的详细信息,请参阅常见问题部分。 返回页首 文件夹最佳做法是:
如果你收到往来于不同人员之间的许多邮件,请更改为“对话”视图。 否则,请使用“日期”排列方式(默认排列方式)。 使用自动格式规则将所有仅发送给你的邮件标记为蓝色。
折叠顶层“联系人组”文件夹,这样你就不会被其下方文件夹中的未读邮件所干扰。 注意: 如果你需要阅读联系人组中的每封邮件,则不要为其创建文件夹。 这些邮件应直接转到你的"收件箱"中。 将"联系人组"文件夹设置为每六个月或更频繁地自动存档(如果时间敏感-例如,用于查找拼车的"联系人组"应每天存档一次)。
搜索文件夹搜索文件夹对于跨不同的邮件或 RSS 文件夹收集信息非常有用。 在你需要搜集保存于不同文件夹中的信息时,搜索文件夹尤其有用(例如,准备季度会议时)。 如果你收到大量邮件(一天的邮件超过 200 封),搜索文件夹可能是一个很好的方法,能够使你分析来自不同的发件人的邮件。
“收藏夹”(可选)“收藏夹”可以使深藏于邮件文件夹列表中的文件夹具有可见性。 “收藏夹”(邮件文件夹的一个子集)显示在导航窗格的顶部。 使用“收藏夹”并不是该系统工作的前提,但如果你的屏幕较小,可以最小化“导航窗格”并将邮件拖动到最小化栏成功将其归档,还可以进行常见搜索,并导航至“日历”、“联系人”和“任务”。 最佳做法是在“收藏夹”中包含以下文件夹:“收件箱”、“1-参考”、“已发送邮件”和“已删除邮件”。 返回页首 规则组织 Outlook 的目的是为了减少收件箱中不必要的“干扰”,使最重要的邮件出现在顶端。 基于你所设置的条件,规则可以通过将邮件移动到文件夹来帮助实现这一过程。 规则会从进入收件箱的邮件中筛选出必读邮件。 最佳做法是具有以下规则(有关如何设置这些规则的详细信息在本书末尾的常见问题中):
注意: 这是一个客户端仅规则;在 OWA Outlook Web App (上) 。
返回页首 待办事项栏“待办事项栏”是 Outlook 右侧的面板。 它会显示日历、即将到来的约会和统一的任务清单,包括:
设置“待办事项栏”的最佳做法是:
任务的默认排列方式是按到期日期排列,但是你可能会考虑将其更改为按开始日期排列,这取决于你如何使用标记。 如果你周一想查看已延迟到下周的任务,请按开始日期排列。 如果你想在任务到期当天查看任务,请按到期日期排列。 默认标记最佳做法是将“快速单击”标志设置为“今天”(这是默认做法)。 返回页首 通知如果你收到大量邮件或者你易于受传入邮件提示音的干扰,那么我们建议你关闭以下选项:
若要更改这些设置,请选择“文件”按钮,选择“选项”,然后选择“邮件”。 在“邮件到达”下,清除所有复选框。
返回页首 类别Outlook 中的类别可让你以多种不同的方法管理邮件。 有三种主要类别类型是我们建议你创建的:
类别不是该系统必需的方面,但如果你能专心使用它们,它们将使你更加得心应手。 例如,他们可以帮助你更方便地确定现在可以做什么,并且能帮助你将类似的任务组合在一起,以便一次性完成这些任务。 要创建类别,请执行下列操作:
最佳做法是拥有以下类别:
注意: 使用 @ 符号可使这些类别在你的类别列表中得以突出。 在某些类别前标 @ 有助于保证这些类别位于类别列表的顶端,可提醒你在执行该任务时你应该在哪(例如,“@电话”是“在电话上”)。
你可以将多个类别应用到单个项目—这点与存档截然相反,存档过程中,项目一次只能存在于一个文件夹中。 例如,有一封重要邮件,在响应之前你想先同你的经理进行讨论,那么这封邮件就可能同时被归入“@电子邮件”类别以及“1:1管理者”类别。
“快速单击”类别应为你最经常应用的类别。 设置“快速单击”类别,请执行下列操作:
你将看到,类别使邮件和任务在你的“待办事项栏”中得以突出,从而使搜索更有效,帮助你为会议做好准备。 注意: 在对你的待发邮件进行分类的时候要特别小心 - 收件人也许能够看到你的类别。 返回页首 快速步骤
快速步骤使你能够通过一次单击执行多个操作。 它们是非常有用的工具,可以帮助你保持干净的收件箱,也可以更有效地使用 Outlook。 任何时候你发现自己在 Outlook 中重复执行相同步骤时,请尝试创建一个快速步骤。 注意: 快速步骤只适用于邮件。 最佳做法是遵循以下快速步骤。 有关详细信息,请参阅通过快速步骤自动处理常见或重复性任务:
*个人和推迟快速步骤不是默认的快速步骤。 可选的快速步骤除了上面列出的快速步骤外,根据你的工作以及日常活动,你可能会想创建下列类型的快速步骤:
开始创建快速步骤之后,你会发现还可以通过其他方法来优化完成某项任务需要单击的次数。 每当你发现自己在执行相同的操作时,请尝试创建一个快速步骤。 随着项目变更,更新你的快速步骤,这样它们就只是你真正需要执行的操作。 返回页首 管理收件箱要注意四点系统设置后,你就可以准备开始管理传入邮件了。 使你的收件箱成为接收重要邮件的中心位置,这样你就可以确信其中的每封邮件都是你需要处理的。 收件箱中的每封邮件:
如果你需要将其作为参考(即使你已经决定推迟它),将它移至你的参考文件夹。 目标是减少你接触每封邮件的次数。 删除删除你不需要阅读的邮件。 如果它是垃圾邮件,请删除它。 如果你不想再接收此对话的另一封邮件,请忽略它。
采取行动:两分钟钻取两分钟内可完成的操作令人惊叹。 例如,许多邮件可以在 2 分钟或更短时间内获得响应。 但如果一封邮件处理时间超过两分钟,请将其延迟。 想知道两分钟是什么感觉,请尝试一下为自己计时。 处理了邮件之后,请执行下列操作中的一项:
要保留已完成事项的记录,尤其是为了在年度审核时反思或准备报告,请使用“完成”快速步骤,该步骤还会将邮件标记为“已完成”。 委派它有时,你收到的邮件实际上是面向其他人、需要其他人处理的。 这种情况下,请答复并在“收件人”行中包含邮件受委派人。 如果你发现你经常执行该操作,请考虑创建一个快速步骤,答复并将添加受委派人到“收件人”行。 如果你想稍后执行后续工作,请在发送之前对其进行标记。 在“待办事项栏”中,标记属于@等待类别的任务。 推迟它何时应该推迟邮件推迟一封邮件意味着你将在以后有时间的时候对其进行查看。 为什么推迟邮件
如何推迟邮件:标记它当你确定没有时间立即处理一封邮件时,可以标记它:
除了标记邮件,你还可以:
如果你发现自己反复应用相同的类别和标志,请创建一个新的快速步骤来标记、分类和归档。 邮件一旦被标记,就会显示在“待办事项栏”中。 通过标记邮件并将其归档到参考文件夹,你已经对其做了处理,现在你可以将其移出视图了。 但是,因为它处于你的任务列表中,你可以转到下一封邮件,稍后再返回到已标记的邮件。 如果你想要添加更多信息到已标记的邮件如果邮件的主题行未给你提供足够的上下文,你可以根据你要添加的信息量执行下列两种操作中的一种:
你还可以添加一个类别,以帮助你快速查看下一步操作的位置。 快速查看包含已分类任务的”待办事项栏”与可让你了解什么是立即可操作的(“@Office”),哪些任务是你在等待其他人响应的(“@等待”),以及你即将参加会议的主题是什么(“@会议”)。 你何时处理已推迟的任务?处理了邮件之后,你可以再处理任务列表。 这时,即可处理先前推迟的任务了。 直接归档有时,你会收到一封邮件,你当前不需要、但在将来某个日期可能会需要对其进行操作。 包含说明的邮件就是一个很好的例子。 选择你的参考快速步骤,将这些邮件归档到你的参考文件夹(“1-参考”)。 添加分类将使你在需要的时候能更容易地找到电子邮件(例如,“@项目”)。 使用快速步骤归档之前执行此操作。 处理完邮件之后,你的收件箱应该已经清理完毕,接下来可以将重点转到日历和任务上来。 返回页首 每日评估:管理你的时间和任务每天早上拨出一些时间,管理任务列表和日历,这是公认的最佳做法。 这包括:
学会拒绝在查看日历和任务列表时,要脚踏实地地考虑你能完成哪些工作。 有时,这意味着要拒绝他人。 可以通过下列几种方法拒绝他人,以赢回时间:
日历管理现实情况是,如果有全天会议,你可以用来完成任务和编写邮件的时间就少了,因此就要将任务移到其他日期。 如果某个任务要花费很长时间,或者它是你必须执行的(与你确定不需要执行的任务截然相反),可将其从日常任务列表拖到日历上以预留时间。 创建任务的方法浏览日历和任务时,你必定会开始想起更多需要完成的工作。 在 Outlook 中创建任务有以下方法:
管理任务的方法有许多方法可以帮助你处理自己的任务:
尽管最好保持有条不紊,但不要花费太多时间去排列和管理你的任务列表。 管理任务列表的过程本身不应该占据你的生活! 使用日历:创建约会来管理你的时间请记住:要做的工作始终比时间多。 作为出色的时间管理的一部分,你需要时间来处理邮件,管理约会和任务以及思考要做的事情。 你可以自己来为日历上的定期约会和会议安排时间。 你的日历应当反映你的真实时间计划 — 一旦做好安排,就一定要在既定时间加以履行。 预留时间以:
提示: 处理和阅读邮件时,通过选择状态栏中的"阅读"按钮To-Do最小化"导航窗格"和"阅读栏", 视觉混乱。 若要返回到所有打开内容,请选择"普通 ("阅读"按钮左侧) 。
返回页首 任务:执行工作每周评估查看你整体的时间和任务安排,这能帮你将重要工作排列于不那么紧迫的工作之前。 它将帮助你让他人切实了解能期待你完成哪些任务,而出于现实考虑你不可能完成哪些任务。 审视即将过去的一周和即将到来的一周可以帮助你准备每周与经理的会面或者帮助你准备状态电子邮件。 执行工作的位置处理了邮件之后,在 Outlook 中执行工作(答复邮件等)的最佳位置在“任务”中。 通过切换到“任务”视图,即可避免收件箱中邮件的干扰。 分批处理你的任务逐一查看你的任务列表和日历,将类似的任务一起执行。 例如,如果你只有几分钟时间,请把所有的电话都打完(如果你只有几个电话要打)。 当你精力充沛时,处理高耗能的任务(对于有些人来说,这可能是回复邮件)。 当天晚些时候或你精力不太充沛的时候再处理耗能低的任务,如阅读状态通报邮件等。 通过“分批处理”任务,你可以同时使所有项目上取得进展。 分批处理任务的方法之一是将排列方式由“按开始日期排列”更改为“按类别排列”。 为此,请选择“排列方式”标题,然后选择“类别”。 注意: 如果你的任务会阻止其他人任务的完成,请先执行这些任务。
完成任务完成任务时,将它们标记为完成。 Outlook 将自动保留已完成任务的列表。 对于你所完成的任务,这是一份很有用的概要总结。 如果你不需要保留任务或邮件的记录,请将其删除或将标记清除。
正在脱机工作如果有大量工作,请考虑脱机以防止如潮水般涌入的新邮件的干扰。 在联机和脱机工作之间进行切换时,Outlook 配置文件中的所有电子邮件帐户都会被更改。
脱机工作时,“脱机工作”命令将会突出显示。
选择突出显示的“脱机工作”以返回到联机模式。 返回页首 查找该邮件:有效搜索如何查找来自特定人员的邮件
或者,首先在“搜索”框中键入名称,然后按向下箭头键选择“发件人”以缩小结果范围。 如何查找带附件的邮件若要查找带有附件的邮件,请选择“搜索”框,然后在“搜索”选项卡上选择“带有附件”。
所有搜索词是累加的,因此,如果你要查找来自某人的带附件的邮件,请选择功能区的命令(“发件人”、“带有附件”)构建你的搜索。
在整个邮箱中查找邮件有时,仅在参考文件夹中搜索无法找到邮件 - 它可能是你发出的邮件,或者它可能被归错了档。 在这些情况下,首先在任何文件夹(“收件箱”、“1-参考”等)中搜索,从搜索框中选择下拉菜单,然后选择“当前邮箱”。
也可以在“搜索”选项卡上选择“当前邮箱”。
如果你怀疑要查找的邮件可能在已接受的会议请求中(因此是在你的日历上),请尝试选择“所有 Outlook 项目”。 如果你发现你经常在整个邮箱中执行搜索,则可以将默认搜索范围设置为进入 Backstage 视图搜索所有文件夹。
停止搜索找到要查找的项目并准备好继续下一个任务后,选择"即时搜索"框旁边的关闭图标 或在"搜索"选项卡上的"关闭"组中,选择"关闭搜索"。
编写出色的电子邮件以下规则将使你看起来很专业并确保你的邮件能被人们所理解。 出色邮件的基本规则:合理做法
后续工作:发送时对其进行标记当你向某人发送邮件征求响应时,请执行以下操作:
提示: 提醒自己发送另一封邮件通常比为收件人标记邮件更为有效。 同样,当你在邮件中承诺做某事时,也请将其标记出来,这样你的“待办事项栏”中就会增加一项任务以提醒你。 出色邮件的基本规则:不要做的事项
对于“联系人组”(以前称为“通讯组列表”)的建议如果你要向较大的“联系人组”作出答复,请遵循以下全部关于邮件交流中的“合理做法”和“应该避免的做法”。 如果你需要更多信息或正在独立调查某个问题,回应整个“联系人组”,让每个人都知道你在回应,然后再对个人分别给予答复。 问题通过解决方案解决了之后,确保要对该“联系人组”作出答复。 这样,“联系人组”的其他人就能参考该解决方案。 如何重定向人员如果有人将邮件发送到你所在的“联系人组”,并且该邮件由其他人或其他“联系人组”来回复会更好一些,请执行下列操作:
如何从“联系人组”中删除如果你收到来自于一个“联系人组”的邮件,而你不想加入该“联系人组”,请向你的网络管理员或该“联系人组”的所有者发送邮件,要求被删除。 不要答复整个“联系人组”。 若要查找“联系人组”所有者,请在“收件人”行上双击该“联系人组”的名称。 如何使用内嵌批注在邮件中添加内嵌批注对于回答问题和直接响应问题都非常方便。 最佳做法是执行以下操作:
如果在一封很长的邮件中,你只想对其中一个小部分做批注,请将该部分复制到你的答复邮件中,使用不同的颜色并将其用引号引起来,然后再输入你的答复内容。 使用“密件抄送”时如果将某个收件人的姓名添加到电子邮件的“密件抄送”框,则会向此收件人发送一份邮件副本,但邮件的其他收件人看不到此收件人的姓名。 电子邮件会话中,当你认为有些人不再需要接收邮件或会话的主题已经更改时,请使用“密件抄送”功能删除多余的人。 例如,如果五个人同时接到一个问题,而你是这五个人中的一员并且你回答该问题,那么请将其余四个人移到“密件抄送”行并输入内容,如“密件抄送至何石、孔西明、米申和茅彩。 问题回答如下…”后续邮件将只在你与原始发件人之间传递。 不要使用“密件抄送”让第三方(如你的经理)获知敏感的邮件。 “密件抄送”收件人可能不会意识到他或她收到的是“密件抄送”,因而有可能会回应每个人,从而暴露了他或她收到“密件抄送”邮件。 这可能导致他人认为你行为卑劣。 不要使用“密件抄送”来告知第三方某个问题,而要在发送邮件之后再将邮件转发给第三方。 返回页首 日历和会议什么时候适合召集会议?在下列情形下,请召集会议:
要邀请的人员只邀请需要参加会议的人。 每多邀请一个人参加会议都会增加会议的复杂性,使其更加难以控制。 另一方面,如果需要做决定,确保所有关键利益干系人都在场,否则会议就是在浪费时间和资源。 如何选择会议时间通过查看受邀人日历中的闲/忙信息,选择一个每个人都能参加的时间。 使用“调度助手”可查看所有参会者是否有空参加。 闲/忙网格显示与会者是否有空参加。 线和突出显示表明了会议的建议开始和结束。
若要在撰写会议请求时查看日程安排助理,请在“会议”选项卡上的“显示”组中,选择“日程安排助理”。 “会议室查找工具”窗格包含为你的会议建议的最佳时间(当大多数与会者空闲时)。 若要选择会议时间,请选择“建议时间”部分“会议室查找工具”窗格中的时间建议,或在忙/闲网格上选择时间。
注意: 如果“会议室查找工具”窗格没有出现,请在“会议”选项卡上的“选项”组中选择“会议室查找工具”。
如果你发现你定期要创建与同一组人员的会议,请在“导航窗格”中创建组,以便更方便地查看人员的闲-忙信息。 这些组也可以包含会议室,它可以使你更为轻松地找到可用的会议室。 若要创建“日历组”,请执行以下操作:
何时召开现场会议和远程会议在下列情况下,召开现场会议:
否则,可考虑使用联机会议应用(如 Microsoft Teams)或通过电话进行会议。 提示: 如果你要前往会议地点,请在日历上安排好你在会议前后的行程时间。 如何处理相关文档在准备会议的过程中,通常都会有需要在会议前或会议期间共享的文档。 如果所有与会者都连接到公司网络,请将文档放在SharePoint或共享网络驱动器上。 如果任何与会者都是公司外部的 (例如,无法访问 Intranet 工作区的供应商) 请考虑使用 SharePoint 工作区。 不要在会议请求中发送附件。 准备议程:利用“任务”
创建单个任务,将其标记为“@会议”类别,然后将“开始日期”或“截止日期”设置为会议的日期。 随着会议日期的临近和讨论点的出现,将你想到的批注、项目符号和想法都添加到任务中。 此任务会成为会议的议程。 会议结束后,将任务标记为完成,并为你的拟办事项创建新任务。
如果你有一封邮件想在会议上讨论,请将其标上会议日期,并标记为“@会议”类别。 如果你想讨论的邮件超过三封,不要每个都标记,因为那样会污染你的任务列表。 相反,应以会议的名称创建一个新任务,右键单击并将这些邮件拖动到该任务中(也可复制)。 将此任务标记为“@会议”类别。
如果您正在与其他用户协作或只需要更多空间来思考,请考虑使用 OneNote 笔记本,该笔记本可通过 SharePoint 站点或本地服务器共享。 OneNote 可提供比 Outlook 任务更加丰富的笔记记录体验。 会议期间:如何进行协作会议期间用以进行协作的工具取决于参与者的位置和访问权限。 如果你们正在协作处理文档,每个人都是在同一会议室,请使用 Word 中的“修订”和“批注”功能。 如果你正在进行交谈并且有些人是远程的,请使用 Microsoft Teams 的联机会议和聊天功能,或者对于不太正式的会议,请使用 Microsoft Teams 群组聊天加入每个人,并共享你的桌面或第二台监视器。 如果要以更临时的方式进行协作,可以使用 OneNote 在单个笔记本中一起做笔记。 如果该笔记本不是共享的笔记本,会议结束后用邮件发送笔记。 如果您要为会议记录笔记或分钟数,您也可以使用 OneNote 将会议详细信息从Outlook插入您的笔记中。 会议结束后,可将笔记作为邮件发送到与会者。 如何结束周期性会议当一系列会议开始之后,不要取消会议,那样会删除会议的所有历史性实例。而要将会议的“定期模式”更改为上次会议时结束。 若要执行此操作,请选择“定期”按钮并更改结束日期。 何时以及如何共享日历你可能不需要共享你的日历,因为你组织中的每个人都可以看到你在何时空闲、何时忙碌,但他们却不一定能看到会议和约会的内容或主题。 但是,如果你想让同组人能够看到你的所有会议和约会,你可以轻松地与同组人共享自己的日历。 你可能会希望他人代表你来管理你的日历,例如,一位能为你接受或拒绝会议的助手。 在这种情况下,你可以委派你的日历。 如果你要委派你的日历,应该仅选择一个人:不要让每个人都成为你日历的受托人。 有多个受托人可能会导致你的日历出现错误。 为SharePoint活动创建日历,而不是共享日历。 例如,在 SharePoint 网站上创建一个日历,以跟踪该组的假期计划。 建立会议时,若你要与其建立会议的人员不能查看你的闲/忙信息(如他们是你公司外部的人员),请在邮件中发送你的日历。 注意: 你的日历是否共享取决于系统正在运行的 Microsoft Exchange Server 的版本以及你的管理员配置服务器的方式。 返回页首 联系人何时在公司环境中使用 Outlook 联系人即使你所在的公司有一个全球通讯簿,在某些情况下,你还是会想在 Outlook 中保留联系人。 为下列对象创建联系人:
何时在 Outlook 中创建联系人组当你希望更轻松地将邮件发送给公司外部的一组人员时,可在 Outlook 中创建“联系人组”(以前称为个人通讯组列表)。 为你公司内部的所有组创建一个公共的“联系人组”(有关如何执行此操作,请咨询你的 IT 管理员)。 返回页首 常见问题快速步骤是什么?快速步骤使你能够通过一次单击执行多个操作。 它们是非常有用的工具,可以帮助你保持干净的收件箱,也可以更有效地使用 Outlook。 任何时候你发现自己在 Outlook 中重复执行相同步骤时,请尝试创建一个快速步骤。 注意: 快速步骤只应用于邮件项(例如,收件箱中的项目)。 “阅读窗格”为什么显示在右侧而不是底部(或关闭)?阅读排版较窄而篇幅较长的文本比阅读排版较宽而篇幅较短的文本更轻松一些。 这是因为目光向下移动比长距离地左右移动更容易,后者可能会使你移动脑袋和脖子,引起疲劳。 最好还是打开“阅读窗格”,这样你就无需打开每封邮件来读取其内容。 如何处理我不再需要的文件夹?对于你经常使用的文件夹,应保留“导航窗格”文件夹列表。 如果你很难搞清其中文件夹的含义,请将所有的邮件移到参考文件夹中,并删除你现有的文件夹。 如何将所有仅发送给我的邮件标记为蓝色?
何时使用对话视图?在以下情况中,对话视图非常有用:
在对话视图中查看邮件,你可以轻松地看到哪些会话经历的来回讨论最多。 在这些情况下,你可能只想阅读和答复会话中的最后一封邮件。 你也可以选择整个会话并对其进行操作。 例如,可能有一系列漫长的邮件,其中最后一封邮件只是说:“谢谢,这解决了我的疑问”,因此你可以删除整个会话。 在对话视图中,你还可以看到其他文件夹中的邮件,这在你接收到漫长会话中的一封新邮件时是非常有帮助的 — 你可以查看完整历史记录,包括你自己的答复。 我应该将个人邮件和业务邮件放在一起吗?减少阅读邮件的位置并不意味着要将工作和个人邮件混为一谈。 最佳做法是为工作交流和个人交流使用不同的邮件帐户。 但是,你应该减少你需要处理的电子邮件地址。 幸运的是,使用 Outlook 可以同时查看多个帐户。 除了你的工作电子邮件帐户 (Exchange Server) 外,你还可以将其他帐户(例如 Outlook.com 或 Gmail)添加到 Outlook 中的同一配置文件中。 已读和未读状态有什么作用?Outlook 中的已读和未读状态可以快速为你显示哪些邮件至少已阅读过一遍,而哪些还未阅读。 但是,在邮件周围单击很容易触发邮件的已读和未读状态,因此这些状态并非完美的记录(只是一种便捷工具)。 若要快速将邮件标记为已读,请按键盘快捷方式 Ctrl+Q。 若要将其标记为未读,请按 Ctrl+U。 为什么已读/未读状态还不够?有人尝试使用已读和未读状态来表示邮件是新邮件还是参考项目。 但是未读状态是不可靠的,因为一旦邮件失去焦点(你单击另一封邮件时),它会自动标记为已读并且往往其他设备(例如,手机)也会将其标记为已读。 这导致你不得不重复阅读邮件,再次花费精力去确定需要采取哪些行动。 当你收到大量邮件时,就不再能将未读/已读状态作为一条“线”,借此划分收件箱中已成为“任务”的邮件和那些尚未处理的邮件。你收到的这些邮件中有些你永远都不会去阅读,因为仅通过主题你就能确定它们不需要阅读。 一个更为有效的收件箱计划是逐一浏览邮件并确定如何处理每封邮件。 然后它应离开收件箱(而不会仍然保持“未读”状态)。 为什么要将邮件归档?最佳做法是有一个中央存储库来保存邮件,这样,在处理过邮件之后可以参考。 通过限制文件夹的数量(“1-参考”和“2-个人”),你就不用担心会将邮件归错档,并且当邮件应用于一个以上主题或项目时,你也不用担心要将其复制到多个文件夹。 这不是说没必要浏览那些只应用于一个特定主题或项目的邮件。 Outlook 提供了更好的工具(如类别和搜索文件夹)以便你能有效地进行搜索。 为什么只有一个参考文件夹?只有一个文件夹,你就不用考虑哪个文件夹包含了哪些邮件,并且你知道此文件夹中的所有内容都是你以前看过并想要保存的。 有多个文件夹就意味着每次你要归档邮件时就要被迫决定使用哪个文件夹。 如果每条信息有超过一个的适当的文件夹,这将变得更为复杂。 在有多个选择的情况下,许多文件夹从未被使用,因而造成了混乱。 尽管把所有的邮件都放在收件箱中看似没什么,但是每次当你看着一封邮件想“这是我要处理的邮件呢,还是要用来参考的邮件?”的时候,你都为此付出了隐藏的代价。 做到收件箱中只容纳新邮件可以帮你减轻不少负担。 别人可以操作你的收件箱,但是参考文件夹中的内容是严格取决于你的。 为什么对不同的“联系人组”需要不同的文件夹?
为什么“联系人组”和 RSS 需要有分开的文件夹?发送给大型通讯组列表和 RSS 源的邮件,很容易就能淹没你的收件箱。 处理这些信息流就像处理一份大报纸一样(其中可能会有很有用或很有趣的文章,但阅读整份纸张要花费相当长的时间)。 让规则帮助你阅读最有趣的内容以及与你最相关的内容。 哪些“联系人组”应转到文件夹而不是我的收件箱?适合通讯组列表规则和文件夹的通讯组列表会:
公司层面带有重要新闻的邮件(例如,CEO 发出的)和 IT 部门发出的关于服务器停机时间的邮件就不应转到一个文件夹。 发送到某一“联系人组”、偶尔会包含有用或有趣内容的邮件,不论其频率,都应具有一个规则和一个文件夹。 如何设置 RSS 规则?如果你订阅了几个 RSS 源,像对通讯组列表一样对他们进行处理。 将有趣的 RSS 项目(基于关键字)移至收件箱;否则,让它们自动归档到 RSS 文件夹。 如果我有保留策略或 Exchange Server 联机存档会出现什么情况?使用你组织的解决方案代替自动存档,并一如既往地遵循公司的策略。 如果你的公司策略要求每种类型的项目要有多个文件夹,请遵循该策略。 为什么要使用规则?随着时间的推移,你可能会收到越来越多的邮件。 你无法阅读收到的每封邮件(也不应尝试这样做)。 而且,你只需阅读对你很重要、需要你阅读的邮件。 规则会帮助你将重要邮件优先化,并将干扰减到最小。 提示: 你不必仅仅因为邮件已发送给了你(或发送给了你订阅的通讯组列表),就一定要阅读它,或是做出任何响应。 标志设置的日期有哪些
如何处理“待办事项栏”中很多年前的任务和标记邮件?如果你不再以任何目的频繁使用这些任务或标志,请选择所有项目,单击右键,然后选择“删除”。 该操作将删除旧任务,并在不删除这些项目的情况下从标记邮件和联系人中去除标志。 如何处理未使用的类别?删除你不打算使用的所有类别。 相同类别设置可应用于所有项目,因此,如果你对“联系人”使用了某个类别,请保留它。 选择颜色的最佳方法是什么?创建颜色类别时,在颜色选择上要精心考虑。 例如,“@电话”和“@电子邮件”不要使用同一种颜色,但对所有的 1:1 类别,请务必选择相似的颜色(如,绿色阴影)。 一段时间后,你将能够查看你的任务列表并仅通过颜色就能确定某个任务当前是否可操作。 例如,如果“@Home”为紫色,而你正在工作,那么你就不能执行任何紫色的任务。 为什么要为自己安排时间?通过在日历上为自己安排时间,你的闲/忙信息将会被更新,其他人员就会尽量避免在该时间为你做安排。 如果你的日历显示很忙,这可能是让你获得专用时间完成工作的唯一方法。 它还能帮助你为执行工作做出的承诺 — 如果你将某项工作放在你的日历上,那么你在那个时间就应致力于执行此工作。 如果某人将占用你的工作时间,那么请你务必对自己的时间进行重新安排。 不要欺骗自己! 如何处理我收件箱中的 10,000 封邮件?如果收件箱中的邮件超过 20 封,请先处理上周的邮件,然后再选择剩余的邮件并将他们移到“1-参考”文件夹中。 是的,你可以这样做,而且这样很好。 我为什么会收到这么多邮件?如果你感觉被邮件压得喘不过气来,那么可能是你收到的邮件超过了你能所处理的量,这样的话,你可能就需要设置更为严格的规则。 尝试通过按“发件人”排列邮件的方式来分析你的邮件的来源,然后折叠所有标题。 你是否在读取你并不需要阅读的“联系人组”? 如果是这样,请创建规则。 如果你更改视图,请不要忘记将其改回来! 我有 10 分钟时间:应该首先阅读收件箱中的哪封邮件?如果时间较短(如,两次会议之间的间隙),你可以阅读蓝色的邮件(即直接向你发送的邮件)。 通常,这些邮件都在等待你进行下一步操作,并且他们是最重要的。 应该多久阅读一次邮件?对于我们中许多人来说,阅读邮件几乎已经成瘾。 早晨花费 20 分钟浏览邮件,然后将你的注意力转到查看任务列表上来。 然后再继续一天的工作! 将你花在阅读邮件上的时间限制为早上一次,一天结束时一次,这样可以大大提高你的工作效率。 尝试这样做一周,亲自体验一下。 如何管理复杂的任务?某些任务需要更多的规划空间。 对于这些任务,请使用 OneNote。 例如,如果你正在规划的项目包含有多个步骤以及嵌套任务等等,OneNote 会是更为适合的工具。 如果你只是想记住一些相关任务,请将他们在该任务的正文中列出。 如果有相关邮件,请将它们拖到任务中。 我应该将个人任务和业务任务放在一起吗?如果可能,应将个人和业务任务保存在一个位置。 在你查找需要完成的任务时,单独一个列表可减少你要查找的位置。 即使你只有一个列表,你也可以使用类别将个人任务从业务任务中分拣出来,并有效地管理你的列表。 你的个人任务将储存在公司的 Exchange Server 中,并且他们可能对 IT 部门可见,因此只将适当的个人任务放在列表上。 将任务记在心中不行么?将任务记在心中并不是那么有效。 比起依靠负担过度的大脑来记住任务,使用 Outlook 记录任务是非常轻松的。 你可以不用再消耗大脑能量去提醒自己还有哪些任务要完成(“好,记得要给熊飞发送有关模板的邮件,给熊飞发送有关模板的邮件...”), 从而集中精力处理手头工作。 为什么要在 Outlook 中保留我的任务?为什么 Outlook 中的任务列表比纸质列表更好用:
高级:如何为电子邮件创建一个搜索文件夹?你可以轻松访问有关某会议特定主题的邮件。 为你的会议创建一个类别,然后按以下条件创建一个搜索文件夹:类别 <名称>、未完成并且在某个时间段内。 当你收到有关该主题的邮件时,请使用该类别对它们进行标记。 当你们会面时,将已讨论过的邮件标记为完成。 返回页首 参考资料在以下来源可以找到许多出色的书籍和时间管理哲学: 书籍和其他资源
返回页首 怎样使用Outlook?添加电子邮件帐户. 打开Outlook,然后选择“文件”>“添加帐户”。 如果之前未启动Outlook,则会显示欢迎屏幕。. 输入你的电子邮件地址并选择“连接”。 如果屏幕看起来有所不同,输入你的姓名、电子邮件地址和密码,然后选择“下一步”。. 系统提示时,请输入密码,然后选择“确定”。. 选择“完成”。. Outlook怎么新加邮箱?快速添加新帐户. 选择Outlook >首选项>帐户。. 单击加号(+) > 新帐户。. 键入电子邮件地址,然后单击“继续”。. 键入密码,然后单击“添加帐户”。 ... . 在添加Yahoo 或其他IMAP 或POP 帐户时,可能会转到这些站点并要求允许Outlook 访问你的邮件、联系人和日历。. 微软Outlook有什么用?在电脑、Mac 或移动设备上安装Outlook 后,可以: 整理电子邮件,专注于最重要的邮件。 管理和共享日历,轻松安排会议。 共享云端文件,让收件人始终拥有最新版本。
Outlook如何给邮件分类?如果您希望按发件人对邮件进行分类,请单击要分类的邮件,然后依次单击“主页”选项卡、“规则”和“总是移动来自此人的邮件”。 即会出现“规则和警报”对话框。 单击要将邮件归入的文件夹,然后单击“确定”。 设置完成。
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