讓 自己 快速 進化 的 pdca 筆記 術

文：岡村拓朗

GTD時間管理法的四個步驟

那麼我們就來看一下GTD（Getting Things Done）時間管理法的流程吧。基本上，利用以下四個步驟就能逐漸提高工作的生產效能。

• 步驟1「這是該做的嗎？」
• 步驟2「內容複雜嗎？」
• 步驟3「能在兩分鐘內完成嗎？」
• 步驟4「需要自己做嗎？」

後面就一一說明。

步驟一「這是該做的嗎？」

首先是步驟一。

處理工作時，最初有一件事非做不可。

那就是決定「那真的是該做的嗎？還是根本不該做呢？」

是誰說工作一定都得自己做呢？

就算是被命令或委託的工作，是否就表示你全都得做呢？當然不是吧？

「有些事不用做也沒關係」

只要意識到這一點，就能提升業務效率。

這就是步驟一「要做這份工作？還是不做？」

如果工作被退回，或是有工作進來時，請先反問自己。

接著會出現YES或NO兩種答案。

首先，如果答案是NO，代表「不用做」、「不做也可以」的情形，就不需要進入到步驟2，到此就可以結束。這時候，這項任務的下場有以下三種：

▼「丟到垃圾桶」

或許有人會想「把工作丟掉到底是什麼意思？」可能就像收到了廣告信，會想「真的有必要讀這封信嗎？」看到報紙也一樣，並不是非讀完不可。

因此，只要是沒必要的任務就不要做，請直接捨棄。

▼「做為參考資料保存下來」

這種情況就像傳閱文件，或是從感興趣的網站上下載下來還沒閱讀的文章，雖然有興趣，但並不是自己「現在」必須處理的。若是網頁或資料，只要環境許可，使用Evernote 等APP保存很方便；最理想的情況是，不要分散保管，最好能集中管理。

▼「總有一天會做」

以概念上來說，不是現在會立刻做的事，也不會排入具體的行程表中，但卻是你感興趣、想做的事。

因為擺在眼前會很在意，最好就把它移到看不到的地方吧。

實際上，雖說是「總有一天會做」，但這個「總有一天」幾乎不會來臨。隨著時間的經過，環境跟狀況都會改變，很多事都會變得不必要。現在，請先集中在重要的事情上吧。

杜絕「瞎忙」的方法

就算這麼說，或許也有想不做卻無法不做的工作。

在你的職場中，應該也有這類「不能不做」或「不知道該不該終止」的工作吧。

剛開始的時候雖然必要，但隨著時間經過而變得沒有意義的工作，或無法帶來利益以及價值的工作，這應該都是典型「不能不做」而持續下去的工作吧。

常見的例子就像新產品的銷售報告，如果是在會議上的直接報告還好，但有很多情況都是以發送郵件的形式，不知不覺就一直持續下去。

即便新產品本身已不再新鮮，大家已經好一段時間不再關心了，但身為負責人員卻會想著要讓大家方便工作，不管怎樣還是要持續下去──這類情況很常見。

客觀來說，雖然停止不做也沒什麼問題；但情感上，特別對日本人來說要停止不做很困難，主要是因為太在意上司的反應，就算想不做也不敢真的不做。

那麼如果要停止不做，又該怎麼辦才好？

只要採取以下三個停止步驟，就不會因為「對不用做的事沒有做出停止判斷」，給上司增加無謂負擔。

▼STEP1 「試著停止不做」

試著停止不做並觀察後續反應。你已經判斷這工作是不需要做的，但在這個時間點上，比較難以想像會有什麼反應，所以還是要比較小心謹慎地進行。

▼STEP2 「做出不會引起問題的實績」

記下沒有接到任何詢問，對工作沒有造成任何影響的事實。若是每週都會進行的工作，就利用一個月左右觀察看看。

在這段期間，你或許會有些不安、有點擔心。如果真的不放心，也可以私底下持續這項工作，就當成是買個保險。

▼STEP3 「停止不做」

若通過了第二步的觀察，就表示停止不做也沒問題。

「課長，關於這件工作，已經有四週都沒有人詢問，也沒有發生什麼問題，看來停止不做應該也沒問題吧？」

若以這樣的事實向上司說明，他應該會回答：「喔喔，我知道了，了解。」

但也或許會回答：「不，我偶爾還是想看看啊⋯⋯」

這時候就要利用這個時機確認工作的頻率。

「偶爾的話，是一個月一次？或是三個月一次嗎？」

每週都在做的事，如果變成一個月只要做一次，就等於是削減七五℅的工作量；若是只要三個月做一次，就是削減九二℅的工作量。

這些多出來的時間，就用來做讓你提升價值的工作吧。

步驟二「內容複雜嗎？」

回到之前的話題。若步驟一「這是該做的嗎？」的答案是YES，也就是「要做」、「自己應該要做」時，就要進入到步驟二。

• 步驟2是「如何正確辨別所謂的『內容複雜』」。

所謂的複雜是指單靠一次的行動無法完成的工作，需要好幾個程序跟行動。

例如像「舉辦活動」這類工作，首先要寫企劃書、之後要準備必要的資料、進行宣傳通知、實際舉辦活動、撤場等需要進行複數的任務。如果在每個任務出現時，想到什麼才做什麼的話，活動一定辦不成。

如果步驟二的回答是YES，也就是「內容複雜」的情況，就要把這項工作當成一個「專案計畫」，為了釐清所有必要的程序與任務，就要使用專案計畫的筆記，編排整理各項任務的預定。

若步驟2的答案是NO，也就是「內容不複雜」的話，就進入下一個步驟。

步驟三「能在兩分鐘內完成嗎？」

• 步驟三是「辨別『能在兩分鐘內完成嗎』」。

在此要判斷若工作內容不複雜但會不會很花時間？還是短時間內就可以解決？

若答案是YES，就立刻開始進行。

若僅是「打電話」、「委託工作」、「寄一封信」這種程度的任務，很容易判斷是「YES」的話，就立刻動手解決。藉由使用兩分鐘的時間框架，養成迅速解決的習慣。

若答案是NO，就進入下個步驟。

步驟四「需要自己做嗎？」

• 步驟四是「判斷『是否要自己做』」。

判斷是要由自己動手？還是可以交給別人？

近幾年受到疫情影響，大環境十分不景氣，其中，不少中小企業首當其衝，面臨許多營運困難、需要周轉資金，為了復甦經濟、緩解問題，除了政府針對中小企業推出企業紓困方案之外，民間也有值得信賴的融資租賃公司，提供安全有保障的管道及優惠方案，攜手協助國內經濟支柱──中小企業挺過難關。

想知道自家企業是否符合企業紓困貸款資格？先一覽所需條件

想要申請政府的中小企業紓困貸款，須符合以下條件：

1. 依法辦理公司登記、商業登記、有限合夥登記，或無上述登記而有稅籍登記，或依商業登記法第五條得免辦理登記之小規模商業。
2. 自中華民國109年1月起至111年12月止，任連續2個月之月平均或任一個月，與「107年同期、108年同期、108年下半年之月平均、109年內任連續2個月之月平均或任1個月、110年內任連續2個月之月平均或任1個月、111年內任連續2個月之月平均或任1個月」相比，營業額減少達15%。
3. 其他經主管機關依不同產業規定應符合的要件。

此外，這邊也列出行政院對於中小企業的定義，提供大家參考：指有依法辦理公司登記、商業登記、稅籍登記、有限合夥登記的企業，且實收資本額在新台幣1億元以下，或僱用員工未滿200人的公司。

除了企業紓困貸款100萬專案，還有這3大貸款方案可申請！

為了降低疫情對國內經濟造成的衝擊，央行提供的中小型企業融資專案祭出相關優惠，以期協助企業度過難關，然而今年雖確定不續辦，但2022年經濟部仍針對企業提供解決資金問題的方案，主要有「舊有貸款展延」、「營運資金貸款」以及「振興資金貸款」3種，以下將介紹這些貸款方案的申請額度、期限等內容，提供給大家參考：

1. 舊有貸款展延
相關規定：受影響事業於中華民國110年6月1日前已辦理的貸款，可申請展延本金償還期限（含寬限期），中華民國109年、110年5月至12月及110年受影響中小型事業的第一款貸款，可辦理利息減免。
貸款期限：最長1年
貸款利息與額度：利率最高按中華郵政一年期定期儲金機動利率計算。每家利息補貼金額以新臺幣22萬元為上限。

2. 營運資金貸款
相關規定：受影響事業所需，用以支付員工薪資及廠房、營業場所或辦公場所租金時得予申辦。
貸款期限：每筆貸款期限最長3年，含寬限期最長1年（利息補貼最長6個月）
貸款利息與額度：於中華民國109年、110年5月至12月及110年受影響中小型事業的第一款貸款，貸款利息得以補貼，利率最高按中華郵政二年期定期儲金機動利率加百分之一計算。每家利息補貼金額以新臺幣5.5萬元為上限。此外，員工薪資與租金貸款額度均視申貸前一個月受影響事業的投保情況而定，最高核給6個月薪資／租金總額，總貸款額度最高為新臺幣600萬元。

3. 振興資金貸款
相關規定：受影響事業所需振興週轉資金時可予以申辦。
貸款期限：每筆貸款期限最長5年，含寬限期最長1年（利息補貼最長1年）
貸款利息與額度：中華民國109年、110年5月至12月及110年受影響中小型事業辦理第一款及前款貸款，利息得予補貼。補貼利率最高按中華郵政二年期定期儲金機動利率計算。前款貸款額度，最高為新臺幣1億5千萬元。每家利息補貼金額以新臺幣22萬元為上限。

＊以上僅簡單列出政府針對中小企業推出的企業紓困方案初步介紹，詳情可參考經濟部發布的資金紓困振興貸款及利息補貼作業要點。

申請後何時可以獲得資金援助？掌握企業紓困貸款條件審核方式

申請貸款時，需準備相關證明文件，包含企業登記證明、營業狀況（像是來客數統計表、存摺、銀行網銀紀錄、報表等其他收入支出資料）等文件。若是在中華民國110年受影響之中小型事業，應於111年6月1日起至111年12月31日期間內向金融機構提出申請，最遲便會於112年6月30日以前動撥完畢。

相挺中小企業度過難關最佳夥伴｜各式紓困貸款管道統整

除了政府的企業紓困方案，其他像是銀行、融資租賃公司、民間貸款等，也都有提供中小企業貸款方案，以下簡單說明不同管道的申辦差異：

1. 中央（政府）企業紓困貸款：
申請名額多，資金來源安全有保障，但審核時間較長、申請流程繁瑣，可能需要至少半年以上的時間。

2. 銀行貸款：
個人與企業皆可申請貸款，不過申請門檻較高，對於信用條件較嚴苛，申請後撥款約需等待1～2週。

3. 融資租賃公司：
貸款門檻較彈性，核撥時間快速，通常僅需3個工作天就可完成，且有些會提供多元化的資貸、租賃或分期方案選擇。

4. 民間貸款：
個人與企業皆可申請，但每家貸款申請條件、利率計算方式與撥款速度皆不同，挑選時須留意。

由以上比較可知，政府與銀行的企業紓困方式申請門檻高、申請流程較繁瑣，且等待撥款的時間也較久，因此，越來越多中小企業會選擇值得信賴的融資租賃公司申辦。

中租企金的彈性金援服務，協助中小企業緩解當務之急

隸屬於中租控股集團旗下公司的中租迪和，是台灣租賃產業的龍頭，長期致力於中小企業融資相關業務，並觀察到許多中小企業因應產業類別、公司規模等不同條件，在準備申請文件時需要耗費許多心力，才能符合銀行方的審核要求；加上申請流程繁雜、核貸時間長，容易導致緩不濟急的情況發生。為此，中租企金提供客製化的諮詢服務，在瞭解營運現況、資源需求後，可為申貸企業量身打造出適合的融資方案，即時提供資金援助。

1. 中租企金【中小企業小額融資方案】
融資額度：20～100萬
往來期間：12個月、18個月、24個月
還款方式：每月按約定金額償還本金及利息費用

2. 中租企金【中小企業融資方案】
融資額度：100萬以上
往來期間：20個月~36個月
還款方式：每月按約定金額償還本金及利息費用

中租企金中小企業融資快速流程

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本文章內容由「中租迪和」提供，經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。