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圖/信函(來源:Max Pixel)
如何第一次寄存證信函就上手
簡要說明存證信函,並整理寄發方式及注意事項。
在生活中,下列情形其實不罕見……
「我半年前跟某某人借錢,約定半年後還,都過期一個多月了都沒有消息!」
「我的房客租約都到期了人還不搬走,LINE 傳半天不讀不回,打電話也不接。」
「有人盜用我在網路上寫的文章,我想要叫他在一定期間內刪掉 PO 文要怎麼辦?」
「車禍的對方當事人說要跟我談賠償,結果講完人就不見了……」
就跟玩大老二的時候,多數拿到黑桃 2 的人不會在前面就把底牌亮出來,往往沒有其他更適合的牌時才會出牌。在法律上也是一樣,遇到「疑似」是法律糾紛的時候,當事人的姿態不會一開始就擺得太強硬,扣除擺明就是來找碴的,基於「人性本善(真的嗎?)」的考量,都會先釋出解決的誠意;到最後會對簿公堂,往往是喬不攏的結果。
每個撕破臉局面的背後,定是多次或者長期的善意溝通無法取得適當的回應或得出令雙方滿意的共識。
然而,就跟第一次出牌時會不知道要出什麼(雖然有梅花 3 的要先出,但要出一張、兩張還是五張還是可以有不同的組合。)一樣,若面臨上述情況,但又不是那麼確定對方是不是真的打算故意擺爛不解決時,「存證信函」是個發牌的可考慮選擇。既可以施加對方「老虎不發威,不要把我當病貓」的壓力,在亮底牌前下最後通諜;也能在進入繁複的法律程序前,給雙方一個方便解決問題的緩衝空間。
簡單來說,「存證信函」就是先禮後兵,在對簿公堂(兵)之前,先給你一個警告(禮)。
什麼是存證信函?可以用來做什麼?
存證信函:寄信時多副本一份給郵局的掛號信
顧名思義,存證信函就是用來當作證明的信件。郵件處理規則第三十四條規定,存證信函就是「寄掛號時加付存證費,並按中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據」的一種文書。在性質上,屬於私文書的一種,並不是公文書或是官方文件。
郵件處理規則第三十四條
Ⅰ 掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。
Ⅱ 存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。
到這裡可能會有一個問題:
一樣是透過郵局寄,那跟寄一般的掛號有什麼不一樣?
功能:保存證據
舉例而言,公司內的員工信件往來,往往會被要求要副本(CC)到公司的某個帳號。舉例而言,同為公司職員的 A 要寄信給 B,並在附件傳一份需要在 6/30 交件的文件,A 除了在收件人填上 、寄件人寫 以外,還會副本給 這個公司帳號。
往後,如果 A、B 間針對文件相關事項有爭議,例如通知信什麼時候寄的、附件是否收到、文件是說 6/30 前交不是 7/1 等等,雙方又認為對方留存的記錄不可靠、可能有假等等,此時就又多了一個第三方所留存的資料可以看,也就是 這個公司帳號。
雖然信件內容≠真相(有可能公司規定就是 7/1 交但是 email 寫錯寫成 6/30),但如果 A、B 拿出上述「電子郵件」作為證據的內容時,不會淪為 A、B 兩個版本各說各話,可有多一個版本可以參考,公司帳號也會留下記錄。
回到存證信函本身,郵局的角色就像上述的公司帳號一樣,對於私人間往來的文書,除了負責寄發,也多了「證明」的功能。郵件處理規則第三條就有明文規定,「只有」存證信函才有證明的功能。
郵件處理規則第三條
中華郵政公司對於寄件人交寄郵件之內容,除存證信函留存郵局之副本外,不予證明。
在法律上,存證信函最主要的目的就是**「保存證據」**。而保存的證據因個案而異,例如證明法律關係存在、中斷消滅時效、行使法律上的權利、告知事實、給予對方警告……等。只要是想要「通知對方」的事項,都可以用存證信函來寄。
但是!
千萬要記得,若預計進行的法律行為,是需要時效性、隱密性的事項,例如假扣押、假處分,就不宜透過存證信函,以免打草驚蛇。
內容範例(以催債款為例)
需要的資訊
- 寄件人姓名
- 寄件人地址
- 收件人姓名
- 收件人地址
- 借款日期、金額、利息約定、還款日期。例如:2017/05/31;新台幣五萬元;無約定利息;2017/06/30 還款。(如有數筆,詳細列出。)
- 證據:書面借據或通訊軟體截圖(若有的話)。
- 希望對方幾天內(或是幾號以前)還款。
存證信函內容範例
資料來源:永然文化
敬啟者:
緣台端於民國(下同)○○年○月○日向本人借貸新台幣(下同)○○萬元整,雙方約定利息每月○○元,此有金錢借貸契約為據。
詎料,台端遲於今日拒不返還上揭貸款款項及利息共計○○元予本人,本人迭以通訊軟體向台端討,台端皆置之不理,台端所為,顯屬不該。茲今為保障本人權益,特發函告台端,希台端於函到後○日內(或○年○月○日前),速將上揭借貸款項及利息共○○元返還予本人。若屆期仍置之不理,本人將追究台端法律責任,絕不寬貸。
寄送注意事項
⒈ 用紙
向郵局購買存證信函用紙,副本得以影印方式為之。(格式下載:中華郵政全球資訊網);費用首頁 50 元,續頁每頁或附件每張 30 元。
⒉ 內容要旨
⑴ 精簡明確(人事時地物即可)。
⑵ 法律效果;如事實過於複雜,建議找法律專業人士寫。
⑶ 如有塗改/增/刪,修改處要蓋章並在備註欄備註(不得超過 20 字。)
⑷ 如有多頁要蓋騎縫章,騎縫章可以用自己的私章來蓋。
⒊ 寄送
⑴ 份數:一式三份;正本一份,副本兩份。
收件人有增加,每增加一份以副本為之。
⑵ 附件:與存證信函相關之文章,正本有,副本就要有。
⑶ 簽章:寄件人需要在存證信函第一張蓋章。
4. 寄送後注意事項
⑴ 證明文件妥善保管
寄發後的「寄發收據」、自己留存的「存證信函副本」、對方收到後的「回執證明」。
⑵ 申請查閱存證信函或副本證明
若有需要使用,可以向郵局申請查閱或是申請證明。
郵務營業規章第一百十七條第一項
存證信函留存郵局之副本,在郵局保存期限內,寄件人得交驗原執據,申請查閱或另具副本申請證明。原執據遺失或滅失,無法交驗者,應提供其本人身分證明文件。收件人能提供相關掛號號碼及身分證明文件證明其確為收件人時,亦得申請掣給副本證明。
5. 其他細節性的規定
可以參考郵務營業規章第三章第八節以下的規定。
常見問答
1. 寄存證信函就是所謂的「告上法院」嗎?
並不是;如同前述所說,存證信函本質上仍然是私人文書(只是多了郵局來證明),跟法院的程序並無直接關聯。寄發存證信函後不僅不代表起訴,更不見得「非起訴不可」。如果想要告上法院,仍然需要準備寫書狀並遞交到法院,才會完成起訴的程序。
2. 存證信函是不是只有律師可以寫?
存證信函並不是律師函,基本上誰都可以寫。用語也不一定要符合法律的格式,只要語意足以表明預計表示的法律效果即可。但是,在案件事實複雜時,為求慎重,建議還是找具有法律專業的人代為撰寫較為合適。
3. 我不知道對方的戶籍地址怎麼辦?
無論是戶籍地、現居地或是工作地點,只要對方收得到,哪裡的地址都可以寄。不用擔心沒有對方的戶籍資料就寄不了存證信函;但若連半個地址都沒有,則可按民法第 97 條規定,向法院聲請公示送達,走完登報、陳報流程後,意思表示就會視為到達。
民法第九十七條
表意人非因自己之過失,不知相對人之姓名、居所者,得依民事訴訟法公示送達之規定,以公示送達為意思表示之通知。
後記:
如果真的不知道對方的地址而決定要向法院聲請公示送達,既然都到法院去了,在催債的情形,不妨乾脆直接起訴(法院會幫你找到人);或是聲請核發支付命令,可以直接強制執行對方的財產,程序會比較經濟一些。(雖然這樣就跟存證信函「先禮後兵」的意旨偏離了……)